Organizacja wyjazdów integracyjnych, czy to będzie Warszawa czy egzotyczna wyspa, wymaga starannego przemyślenia celu takiej firmowej imprezy oraz przygotowania planu. Nawet najpiękniejsze krajobrazy i wspaniałe atrakcje nie zapobiegną katastrofie, jeśli sytuacja wymknie się spod kontroli. A o to niestety bardzo łatwo. „Ciężki poniedziałek po wyjeździe integracyjnym” to powszechne zjawisko w firmowej rzeczywistości. Najczęściej dopada tych, którzy organizując wyjazd integracyjny, lekkomyślnie poszli na żywioł.
Jaki cel ma organizacja wyjazdu firmowego?
Cele firmowych wyjazdów integracyjnych bywają bardzo różne. Czasem firmy chcą sprawić, aby członkowie zespołu lepiej się poznali, co ma potem zapewnić efektywniejszą współpracę. Innym razem chodzi o samo doskonalenie komunikacji. Celem integracyjnego wyjazdu firmowego może być też nagroda za osiągnięcia (choć wtedy należałoby raczej uznać, że jest to wyjazd motywacyjny). Jeśli źle przygotujemy taką firmową imprezę, może ona przynieść skutek odwrotny od zamierzonego. Może spowodować osłabienie więzi, problemy w dalszej współpracy a nawet utratę autorytetu przełożonych. Jeśli nie mamy w zespole osób, które mają duże doświadczenie w organizacji wyjazdów integracyjnych, lepiej, aby zajęła się tym dobra agencja eventowa. Nawet wtedy, aktywna współpraca działu HR będzie bardzo przydatna.
Jak wybrać miejsce na wyjazd integracyjny: Warszawa, Zakopane, Dominikana czy… polska wieś?
Ważnym kryterium w doborze miejsca na wyjazdy integracyjne jest ich dokładne rozpoznanie pod kątem atrakcji, komunikacji i wszelkich szczegółów związanych z pobytem. Podobnie jak przy planowaniu rodzinnego wyjazdu wakacyjnego, w przypadku wyjazdów firmowych też łatwo o zły wybór, dokonany na podstawie folderów, pięknych zdjęć i własnych wyobrażeń. Dobra agencja eventowa będzie mieć bazę sprawdzonych miejsc i szczegółowe informacje. Jak wygląda las w pobliżu hotelu, w którym będziemy się bawić w paintball? Czy jedzenie w restauracji jest dobre? Czy w sali balowej pomieści się na pewno 100 osób, czy to tylko pobożne życzenia właściciela hotelu? W rzeczywistości udany wyjazd zależy mniej od egzotycznej lokalizacji, a bardziej od tego, czy dograne będą wszystkie szczegóły pobytu. Niesprawna klimatyzacja, niedobre jedzenie czy wciskające się do pokojów zapachy z kuchni mogą spowodować, że pracownicy nie będą dobrze wspominać wyjazdu, nawet jeśli odwiedzili miejsce, które znali wcześniej tylko z pocztówek.
Integracja czy spoufalanie się i upadek autorytetów?
Lepsze poznanie się zespołu nie oznacza przekraczania wszystkich barier. Dlatego przełożeni powinni szczególnie uważać podczas wyjazdów firmowych, aby przesadnie nie skrócić dystansu z podwładnymi. O ile oczywiście kultura organizacyjna w danej firmie nie zakładu jego maksymalnego zmniejszania. Szczególnie sprzyja temu nadużywanie alkoholu, powodujące niekontrolowane rozluźnienie atmosfery. Choć dotyczy to wszystkich, kadra kierownicza musi na to szczególnie uważać. Przełożony który po przejściu „na ty” podczas imprezy, będzie musiał się z tego wycofywać po powrocie do firmowej rzeczywistości nie zaskarbi sobie raczej sympatii współpracowników. Brak kontroli w zachowaniu podczas zabawy i krążące potem na ten temat anegdoty mogą z kolei pogrzebać całkowicie autorytet menedżera. Dlatego członkowie kadry kierowniczej powinni trzymać się podczas wyjazdu integracyjnego ustalonych zasad w relacjach z podwładnymi. A także reagować zdecydowanie, gdy ktoś je łamie.
Agencja eventowa ma swoje sposoby
Dobra agencja eventowa potrafi tak zaplanować firmowy wyjazd integracyjny, aby pomóc kierownictwu po stronie klienta zachować dyscyplinę i porządek. Nie uda się to oczywiście bez wsparcia ze strony kadry menedżerskiej firmy. Co sprzyja organizacji udanego wyjazdu firmowego?
- Dobre zaplanowanie atrakcji. Im lepiej zostanie zorganizowany czas pracowników podczas wyjazdu integracyjnego, tym mniejsza szansa, że pojawią się zachowania, których firma nie akceptuje. Pracownicy, którzy się nie nudzą, w mniejszym stopniu starają się sami organizować sobie czas.
- Jasne określenie zasad obowiązujących podczas wyjazdu i zakomunikowanie ich zespołowi przez imprezą.
- Aktywny udział kierownictwa w wydarzeniach. Należy oczywiście pamiętać, aby brać pod uwagę możliwości fizyczne menedżerów. Np. prezes w wieku emerytalnym z dużą nadwagą, który chce „na siłę” dorównać swoim młodym podwładnym i bez powodzenia wspinać się po linie, może narazić się na śmieszność. Taka osoba może mieć przydzielone podczas zabaw takie zadania, które pozwolą jednak w nich uczestniczyć. Równie dobrze, kierownictwo może kibicować lub po prostu być obecne podczas zabaw.
- Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom wyjazdu. Dobra agencja eventowa tak zaplanuje czas aby np. uczestnicy wyjazdu nie jeździli kolejką tyrolską po zmroku czy zostali dokładnie przeszkoleni na temat bezpiecznego zachowywania się podczas gry w paintball.
Warto skorzystać z pomocy specjalistów, aby wyjazd integracyjny nie zmienił się w wyjazd… dezintegacyjny. Moon Time – agencja eventowa z Warszawy zaprasza Państwa do współpracy w organizacji wyjazdów firmowy.
