Organizacja imprez konferencyjnych lub nawet niedużego szkolenia, wymaga dokładnego sprawdzenia sali w obiekcie, w którym będzie odbywać się wydarzenie. Jeśli tego nie zrobisz, decydujesz się na loterię, w której możesz wylosować m.in.: niewygodne krzesła, przepełnioną salę, słabo działającą klimatyzację lub kłopoty z widocznością materiałów wyświetlanych na ekranie. „Nagrodą główną” (czy też karą) bywa całkowity brak możliwości przeprowadzenia szkolenia / konferencji. Badanie obiektu może za Ciebie zrealizować agencja eventowa. Jeśli chcesz to zrobić samodzielnie, koniecznie sprawdź opisaną poniżej check listę.
Profesjonalne agencje eventowe dysponują dużą bazą sprawdzonych obiektów konferencyjnych. Nowe obiekty, z którymi nawiązują współpracę po raz pierwszy poddają badaniu i ocenie. Często używany jest przy tym ustandaryzowany arkusz oceny, pozwalający agencji eventowej na sprawne porównywanie ofert hoteli i ośrodków konferencyjnych pod kątem organizacji konkretnego wydarzenia. Specjalne miejsce w takim arkuszu zajmuje ocena sali szkoleniowej lub konferencyjnej. Możesz obiekt sprawdzić też oczywiście samodzielnie. Jeśli twoja firma działa w stolicy i planujesz event w Warszawie, możesz szybko sprawdzić hotel czy centrum konferencyjne. Jeśli jednak event odbywa się gdzieś dalej, dotarcie i sprawdzenie wszystkiego na miejscu, zajmie Ci dużo więcej czasu. Musisz wnikliwie zbadać salę w hotelu lub centrum konferencyjnym, aby twój event nie zakończył się porażką z powodu przeoczenia jakiegoś szczegółu.
Jak sprawdzać sale w obiekcie konferencyjnym?
Jeśli czeka nas organizacja imprez konferencyjnych , najważniejsze grupy informacji które musisz sprawdzić:
- standard sali konferencyjnej
- standard pokoi (w przypadku organizacji konferencji z zakwaterowaniem uczestników)
- standard część wspólnych obiektu
- położenie hotelu / centrum konferencyjnego
- poziom obsługi
Organizacja imprez konferencyjnych – sprawdzamy standard sali
W tym artykule zajmiemy się punktem pierwszym z powyższej listy, czyli sprawdzeniem sali. Kontrolujemy wyposażenie stałe i ruchome. A zatem to, czego nie da się na ogół zmienić (budowa, powierzchnia, oświetlenie), jak i to, na co możem mieć wpływ, jeśli zareagujemy odpowiednio wcześnie (dostępność zapasowego rzutnika, kabina do tłumaczeń symultanicznych). W przypadku problemów z wyposażeniem stałym wyjściem będzie albo rezygnacja z danego obiektu, albo dostosowanie organizowanego eventu do warunków w obiekcie. W przypadku wyposażenia ruchomego możemy przywieźć je ze sobą lub skorzystać z usług specjalistycznego dostawcy. Organizacja imprez konferencyjnych wymaga czasem takich radykalnych posunięć.
Chcesz mieć udany event? Sprawdź uważnie stałe wyposażenie sali konferencyjnej [Checklista]
Przez wyposażenie stałe rozumiemy np. klimatyzację (czy działa efektywnie?), ilość miejsca dla uczestników, światło dzienne i światło sztuczne, nagłośnienie, typ krzeseł, możliwości ustawienia krzeseł, stołów, mównicy, ekranów itp.
Klimatyzacja w obiekcie konferencyjnym
Pamiętacie scenę z filmu Kogel Mogel, w której wiejska gospodyni prowadzi goszczącą u niej panią w kierunku pustego pomieszczenia bez wyposażenia i mówi „Łazienka? Jest, a jakże!”? Podobnie bywa z klimatyzacją w centrach konferencyjnych. Jest, a jakże. Nawet chłodzi, gdy ją sprawdzamy przed eventem. Ale czy zapewnia odpowiednią temperaturę, gdy na sali jest 100 osób a na dworze upał, czy jest tylko „atrapą klimatyzacji” chłodzącą efektywnie puste pomieszczenie w zimne dni? Tego często nie wiemy, zanim nasza konferencja się nie zacznie. Warto zatem zadbać o to, aby w umowie zapisać, że właściciel centrum gwarantuję określoną temperaturę na sali podczas eventu. Oczywiście kontrolujemy, czy klimatyzacja się włącza, czy nie wydobywają się z niej dziwne lub nieprzyjemne zapachy. Czy nie hałasuje – bo to może też być męczące dla naszych gości.
A zatem sprawdzenie klimatyzacji obejmuje:
- działanie
- chłodzenie
- poziom hałasu
- zapach
- wydajność (zagwarantowanie w umowie)
Miejsce na sali
Ile miejsca powinniśmy mieć na Sali w przeliczeniu na jedną osobę? Na pewno nie pół metra kwadratowego. Aby dokładnie odpowiedzieć na to pytanie musimy znać zagospodarowanie powierzchni w pomieszczeniu oraz typ ustawienia krzeseł. Opieranie się na samych danych o powierzchni to prawie pewna klęska. Sprawdzamy zatem:
- Jaka jest powierzchnia przestrzeni, w której będą miejsca siedzące dla naszych gości?
- Jeśli goście będą siedzieć przy stołach: jaka szerokość stoły przypada na osobę? Będzie zasadnicza różnica w komforcie między podwójnym stolikiem o szerokości 1,20 m i o szerokości 1,80 metra. Przyjmijmy w takich sytuacjach 1,40 m jako minimum.
- Jeśli goście będą siedzieć bez stolików: czy krzesła mają pulpit ułatwiający notowanie? Czy jest odpowiednio dużo miejsca na nogi?
Właściciele sal konferencyjnych miewają niestety tendencje do zawyżania pojemności Sali. Ktoś zapewnia nas, iż w Sali o powierzchni 40 metrów pomieści 20 osób? Możemy być prawie pewni, ze ktoś będzie siedział w drzwiach a każdy, kto zechce wyjść z Sali na chwilę trakcie szkolenie, będzie musiał prosić innych aby wstali i go przepuścili.
Checklista do sprawdzenia miejsca w centrum konferencyjnym obejmuje więc:
- powierzchnia na Sali dla gości
- odległości między krzesłami / fotelami
- wielkość stolików lub pulpitów
- obecność kolumn lub innych elementów ograniczających widoczność
- odległość pierwszego rzędu od ekranu i mównicy / prowadzącego
- odległość ostatniego rzędu miejsc od ekranu i mównicy / prowadzącego
Oświetlenie w sali konferencyjnej
Najlepsze sale na konferencje to te, które zapewniają dostęp do światła dziennego, a jednocześnie dają możliwość zaciemnienia okien. Wyłącznie sztuczne światło jest po kilku godzinach męczące. Jednocześnie brak okien w sali to nie tylko konieczność wyłącznego polegania na sztucznym oświetleniu, ale także na klimatyzacji (bez możliwości otwarcia okien).
Jeśli w sali są okna, ale brak efektywnego zaciemnienia możemy obawiać się o czytelność informacji wyświetlanych przez rzutnik na ekranie. Albo w Sali musi być wtedy rzutnik o odpowiedniej jasności wyrażanej w ANSI lumenach (piszemy o tym w wyposażeniu ruchomym), albo efektywne zaciemnienie. W tym drugim przypadku sprawdzamy, czy zasłonięte kurtyny, rolety lub werticale sprawiają rzeczywiście, że w pomieszczeniu będzie ciemno. Jeśli między przesłonami przedostają się promienie słoneczne, może to oznaczać duże problemy.
Organizator konferencji powinien też sprawdzić czy sztuczne oświetlenie nie generuje hałasu. Jedna hałasująca lampa lub szumiąca świetlówka mogą skutecznie zepsuć dobry nastrój uczestników i prowadzącego.
Standardowo należy sprawdzić też przed rozpoczęciem konferencji czy któraś z lamp nie migocze lub nie przygasa.
Oświetlenie podczas konferencji – check lista:
- dostęp do światła dziennego
- efektywność zaciemnienia sali (w przypadku okien) lub wydajność rzutnika
- efektywność oświetlenia
- bezawaryjność oświetlenia
- możliwość strefowego włączania oświetlenia (przydatna, gdy przy ekranie ma być ciemno, a tam gdzie siedzą uczestnicy konferencji lub szkolenia – jasno).
Nagłośnienie podczas konferencji
Sprawdzenie nagłośnienia w Sali to jedna z najważniejszych czynności przy ocenie obiektu konferencyjnego.
W przypadku dużych sal i dużych grup przydatne będzie nie tylko nagłośnienie prelegenta, ale także zapewnienie odpowiedniej liczby mikrofonów bezprzewodowych, dzięki którym będzie możliwe włączenie do dyskusji uczestników – np. w sesji zadawania pytań. Zawsze sprawdzamy jak wygląda obsługa techniczna w przypadku awarii nagłośnienia – czy są mikrofony rezerwowe, czy technicy mogą rozwiązać problem. W przypadku małych szkoleń awaria nagłośnienia nie oznacza zakończenia eventu, ale przy kongresach, w których uczestniczy np. 100 lub 200 osób prelegent nie tylko przestaje być słyszany, ale traci też kontrolę nad audytorium, które zaczyna być głośniejsze od niego.
Jeśli sala jest niewielka, a grupa jest mała można nie stosować nagłośnienia. Ale pamiętaj, że profesjonalna agencja eventowa zapyta Cię wtedy, czy żaden z prelegentów nie ma kłopotów z głosem, albo mówi po prostu cicho. Czy o tym wiesz? Czy przyszło Ci to do głowy, aby to sprawdzić? Jeśli nie, to właśnie masz przykład tego, o jakich szczegółach pamiętają firmy eventowe, które zajmują się profesjonalną organizacją konferencji i szkoleń. Jeśli trafisz na prawdziwych fachowców, unikasz ryzyka takich „drobnych” problemów, które mogą zniweczyć cały trud przygotowań. To tak, jakbyś przygotował dla kogoś na urodziny wspaniały tort i świeczki, ale okazało by się, że w całym domu nie ma zapałek, ani zapalniczki, aby podpalić świeczki na torcie. Wywiad dotyczący prelegentów jest ważny nie tylko przy okazji nagłośnienia – ale o tym w dalszej części artykułu.
UWAGA: bardzo ważna rada przy imprezach w centrach konferencyjnych dysponujących wieloma salami. Koniecznie należy sprawdzić, jak wygląda sytuacja, gdy równocześnie z naszym eventem w innych salach będą się odbywać inne wydarzenia, przy których będzie używane nagłośnienie. Czy uczestnicy organizowanej przez Ciebie konferencji nie będą słyszeć jednocześnie prelegentów z własnej Sali i tego z sąsiedniej? (albo jeszcze gorzej: czy prelegent z sąsiedniej sali nie będzie słyszany najlepiej?). Wyobraź sobie twoje szkolenie dla 20 osób w niewielkiej sali, z którą sąsiaduje wielka sala, na której odbywa się impreza dla 100 osób z silnym nagłośnieniem.
Organizacja imprez konferencyjnych wymaga sprawdzenia nagłośnienia minimum w następującym zakresie:
- Działanie nagłośnienia
- Liczba mikrofonów przewodowych i bezprzewodowych
- Obsługa techniczna – dostępność i czas reakcji (czy jest na miejscu czy dojeżdża w razie awarii?)
- Wyciszenie sąsiadujących sal
Powyższe rady obejmują tylko najważniejsze zagadnienia związane ze sprawdzeniem Sali w obiekcie konferencyjno-szkoleniowym. Profesjonalna agencja eventowa sprawdzi o wiele więcej szczegółów. Zakładamy, że kontrola zgodnie z proponowaną tu check listą pozwoli Ci uniknąć większości problemów na sali w przypadku eventów średniej wielkości. Jednak im większa impreza, tym szczegółów wymagających sprawdzenia i ustalenia.
W kolejnym tekście znajdziesz porady, jak sprawdzić ruchome wyposażenie sali konferencyjnej, aby twój event przebiegał bezproblemowo.
