Jeśli czeka Cię organizacja eventów firmowych takich jak konferencja, kongres czy nawet szkolenie musisz szczególnie zwrócić uwagę na planowanie wydarzenia we wstępnej fazie. Jeśli dobrze zaplanujesz event, koordynacja i realizacja będzie dużo łatwiejsza. Należy oczywiście zawsze założyć pewien margines pomyłek ponieważ wielu rzeczy nie można ustalić już na początku. Przyjrzyjmy się, jakie trudności może nieść organizacja konferencji firmowych. Warszawa będzie naszą przykładową lokalizacją. Załóżmy, że nasz event to konferencja dla firm współpracujących z nami w zakresie dystrybucji produktów.
Profesjonalna organizacja konferencji firmowych – od czego zacząć?
Dobry plan to podstawa i musimy go sporządzić niezależnie od tego czy organizacją konferencji będziemy zajmować się sami czy będzie dla nas pracować najlepsza agencja eventowa. Co musimy przede wszystkim uwzględnić w planie?
- wybór lokalizacji,
- wybór obiektu konferencyjnego, który poprzedza ocena sali szkoleniowej, standardu zakwaterowania uczestników i standardu obsługi klienta,
- skompletowanie wyposażenia technicznego do obsługi konferencji,
- agenda wydarzeń (nie tylko tych merytorycznych),
- sposób rejestracji uczestników konferencji,
- zakwaterowanie uczestników i prelegentów,
- catering,
- dojazd uczestników,
- transport materiałów,
- zapewnienie obsługi technicznej
- parkingi
- oznakowanie miejsca
- wykonanie materiałów konferencyjnych (np. identyfikatory, pakiety materiałów informacyjnych, teczki, gadżety itp.)
Dla każdego z powyższych elementów należy przygotować harmonogram działania. Np. jeśli organizacja konferencji firmowych wymaga sprzętu, którego hotel lub centrum konferencyjne nam nie zapewnia trzeba na wczesnym etapie prac nad eventem sprawdzić ceny i dostępność tego sprzętu, możliwości transportu i dokonać jego rezerwacji. Jednocześnie w hotelu trzeba uzgodnić i sprawdzić możliwość zastosowania tego sprzętu na miejscu. Załóżmy, że chcemy wykorzystać na sali konferencyjnej w małym hotelu bardzo duży ekran, którego nie ma tam na wyposażeniu. Czy jednak jest możliwość jego wniesienia do tej sali? Może się okazać, że w dniu konferencji staniemy przed banalnym problemem zbyt wąskich drzwi.
Budżet konferencji firmowej
Gdy masz plan, możesz przymierzyć go do budżetu. Jeśli budżet nie pozwala Ci zrealizować wymarzonego planu, pamiętaj, że:
- wszystkie ceny możesz negocjować
- porównuj ceny od wielu dostawców
- agencja eventowa może pomóc Ci znaleźć tańsze rozwiązania, nawet tam, gdzie się ich nie spodziewasz
- ciekawe wydarzenie nie musi być zawsze niewiarygodnie drogie
- dla każdej imprezy możesz poszukać dodatkowych sponsorów i nie dotyczy to tylko konferencji dla 500 osób. Masz na sali 20 osób, które są decydentami w sprawach jakichś zakupów firmowych? Gościsz 10 prezesów firm? Możesz poszukać kogoś, kto będzie bardzo zainteresowany dotarciem do tych osób i uzupełni twój budżet. Jeśli dzięki temu zapewnisz swoim gościom lepszy poziom imprezy, jest to warte zachodu.
Krok nr 3: Agencja eventowa z Warszawy czy samodzielna organizacja?
Gdy mamy już plan możemy zastanowić się, czy organizacja konferencji firmowej o wysokim poziomie komplikacji nie przekracza naszych możliwości. Organizacja wydarzeń firmowych siłami zespołu może zakłócić całkowicie rytm życia firmy. „Drobne czynności” takie jak rezerwacja hotelu może zająć bardzo dużo czasu nawet sekretarce czy asystentce, która takimi sprawami zajmuje się stosunkowo często. Jednak rezerwacja noclegu dla prezesa i rezerwacja hotelu na konferencję oraz noclegi dla uczestników to zupełnie inny stopień komplikacji zadania oraz poziom odpowiedzialności. Współpraca z agencją eventową pozwala nam na wydelegowanie w firmie jednej osoby, która będzie reprezentować nas w kontaktach z profesjonalnym organizatorem.
Jeśli wybierzesz agencję eventową musisz wrócić do kroku „planowanie budżetu”. I nie tylko po to, aby dopisać tam koszty agencji. Profesjonalna agencja eventowa dzięki doświadczeniu może Ci pomóc skorygować budżet i w wielu przypadkach możesz odkryć, że… twoje możliwości się zwiększyły. Specjaliści z agencji wskażą Ci nie tylko to, czego nie uwzględniłeś. Powiedzą Ci także, co ich zdaniem możesz usunąć z planu ponieważ wnosi niewiele wartości dodanej dla uczestników. Doradzą też, co można kupić taniej.
Poza kosztami, agencja eventowa z Warszawy pozwoli nam przede wszystkim zadbać o poziom wydarzenia ponieważ zajmując się organizacją wielu wydarzeń ma na ogół dobrze rozpoznany rynek hoteli i sal konferencyjnych oraz dostawców usług.
Jak wybrać agencję eventową?
Duża czy mała agencja eventowa? Wąsko wyspecjalizowana czy zajmująca się wieloma typami projektów? Agencja eventowa z Warszawy, czy z innego miasta? Na te pytania szuka odpowiedzi każdy, kto chce zlecić organizację eventu firmowego firmie zewnętrznej. Jak to często bywa, nie ma uniwersalnych i zawsze prawidłowych odpowiedzi. Dlatego warto przede wszystkim kierować się następującymi kryteriami:
- doświadczenie i referencje – tu zwracamy uwagę na jakość, a nie ilość.
- znajomość rynku w lokalizacji naszego wydarzenia. Agencja eventowa z Warszawy lub okolic będzie zapewne lepiej znać lokalny rynek hoteli, firm cateringowych oraz dostawców sprzętu niż firma z innego miasta.
- poziom komunikacji z agencją – pamiętajmy, że często pracownicy agencji eventowej obsługujący nasze wydarzenie będą utożsamiani przez uczestników z naszą firmą. Istotne jest zatem to, jak przedstawiciele agencji nawiązują relacje, komunikują się, reagują na pytania itp. Podobnie jest z hotelem: jeśli na sali będzie zimno, uczestnik będzie wspominał, że zmarzł na konferencji twojej firmy, a nie że zmarzł z winy hotelu.
Zaproszenie uczestników
W zależności od tego, kto będzie gościł na konferencji, którą organizujemy w Warszawie, musimy odpowiednio wcześniej go powiadomić. Jeśli uczestnikami są prezesi międzynarodowych firm musisz zaproszenie wystosować bardzo wcześnie. Jeśli konferencja jest bardzo duża warto przygotować możliwość rejestracji uczestników przez stronę wydarzenia. Choć możliwości takiej rejestracji dają dziś serwisy społecznościowe czy np. platforma Google, w przypadku konferencji dla twoich dostawców korzystanie z tych narzędzi może nie wyglądać zbyt profesjonalnie. Dlatego lepiej uruchomić mechanizm rejestracji na stronie firmowej. Na takiej stronie powinien też pojawić się harmonogram konferencji, opis wydarzeń a także wskazówki dojazdu i wszelkie inne informacje, które pozwolą poczuć się uczestnikom bezpiecznie i komfortowo. Organizacja konferencji firmowych wymaga właśnie takiej dbałości o szczegóły.
Jeśli budżet konferencji pozwala na wysłanie zaproszeń tradycyjną pocztą należy wskazać na takich zaproszeniach czy udział wymaga potwierdzenia, a jeśli tak, to do kiedy. Jeśli to możliwe, warto, aby potwierdzić telefonicznie, czy zaproszenie dotarło.
Catering
Stare porzekadło organizatorów konferencji głosi, że „uczestnicy wybaczą Ci wszystko, oprócz niedobrego jedzenia”. Może nie jest to „politycznie poprawne” stwierdzenie ponieważ głównym celem konferencji mają charakter merytoryczny. Kulinaria powinny teoretycznie być najważniejsze na targach żywności, pokazach gotowania czy eventach takich, jak otwarcie nowej restauracji. Jednak rzeczywistość jest taka, że wszelkie wpadki związane z cateringiem przekładają się w ogromnym stopniu na poziom oceny wydarzeń przez uczestników.
Jakość cateringu to nie jedyne zagadnienie związane z wyżywieniem uczestników konferencji. Należy też zadbać o odpowiednią koordynację. Lunch może zostać zdezorganizowany przez brak dyscypliny prelegentów przeciągających swoje wystąpienia. Kłopotem może stać się też korzystanie z restauracji w tym samym czasie przez uczestników innych eventów, organizowanych w tym samym czasie w danym obiekcie. Wtedy organizator konferencji musi zadbać o to, aby uczestnicy wiedzieli dokładnie z czego mogą korzystać oraz uchronić ich przed „podjadaniem” potraw przez inne grupy.
Lunch i przerwy kawowe to także czas nawiązywania relacji i nieformalnych rozmów. Profesjonalna agencja eventowa zadba o to, aby goście twojej konferencji mogli podczas posiłków zrelaksować się i porozmawiać. Jedzenie w pośpiechu i w ciasnocie lub hałasie pozbawi gości konferencji ważnych korzyści z udziału w wydarzeniu i pozostawi złe wrażenia. Merytoryka jest ważna, ale profesjonalna organizacja konferencji firmowych to działanie wielotorowe – na całokształt oceny wydarzenia przez uczestników składa się ogromna liczba ocen cząstkowych. Jeśli ktoś będzie zadowolony z części merytorycznej, ale nie zrealizuje swoich planów w zakresie nawiązywania kontaktów czy będzie się po prostu źle czuł na sali lub w kuluarach, może wystawić negatywną ocenę.
Mamy XXI wiek – pamiętaj o wegetarianach
Jeśli chcesz, aby wszyscy byli zadowoleni z posiłków musisz pamiętać o wegetarianach. Dobrym standardem jest dziś zbieranie informacji o tym, czy uczestnicy preferują dania wegetariańskie. Jeśli nie ma takiej możliwości, należy założyć, że wśród twoich gości będą wegetarianie i przewidzieć dla nich potrawy. Należy to zrobić z dużym wyczuciem i wyobraźnią bo ten z pozoru „niszowy” problem jest przyczyną wielu „tragedii konferencyjnych”. Jak to możliwe? Wyobraź sobie np., że twoi goście „mięsożercy” postanowią w dniu konferencji skupić się na daniach jarskich i w dodatku szybciej zabiorą się do jedzenia od wegetarian. Wtedy zadeklarowani jarosze pozostaną głodni i będą źle wspominać twój event. A teraz wyobraź sobie, że prowadzącym na twojej konferencji jest Monika Olejnik, występuje Edyta Górniak, a honorowym gościem jest Bill Clinton, który przyjechał z wykładem na temat przywództwa. Wszystkie te osoby to zadeklarowani wegetarianie. A teraz wyobraź sobie smutnego Billa Clintona, który idzie do automatu na parterze hotelu, aby kupić sobie tam batonik i opanować głód 😉 😉
Materia planowania cateringu jest dobrze znana profesjonalnym organizatorom konferencji, którzy jej nie lekceważą i mają swoje własne, sprawdzone sposoby na to, aby wszystko poszło dobrze.
Mamy nadzieję, że po przeczytaniu naszego artykułu o organizacji konferencji myśl o przygotowaniu eventu firmowego nie napawa Cię lękiem. Rzeczywiście, to trudne zagadnienie, ale nasze rady mają na celu tylko zwrócenie twojej uwagi zarówno na kluczowe zagadnienia, jak i na pomijane czasem szczegóły. Mamy nadzieję, że pomożemy Ci w ten sposób przygotować udane eventy.
