Organizacja konferencji: sprawdzamy sprzęt dostępny na sali (wyposażenie ruchome)
Przez wyposażenie ruchome sali konferencyjnej rozumiemy m.in. projektor (rzutnik) wolnostojący, ekran, kabinę do tłumaczeń symultanicznych, stoły i krzesła dla uczestników, flipchart i laptop. Profesjonalna agencja eventowa po skontrolowaniu sprzętu może zdecydować o rezygnacji z wyposażenia hotelowego i samodzielnie dostarczyć rzutnik, laptopy czy nawet przenośny zestaw nagłośnienia.
Problemy sprzętowe nie przekreślają często obiektu jako całości. Czasem to nie kwestia jakości, ale ceny. Przy samodzielnej organizacji konferencji także możesz zrezygnować ze sprzętu oferowanego przez centrum konferencyjne. Ale zastąpienie go innym wyposażeniem może przynieść Ci trochę problemów logistycznych, których nie będzie miała firma eventowa. Zanim jednak zaczniemy martwić się o sprowadzanie sprzętu z zewnątrz, przetestujmy to, co oferuje hotel.
Rzutnik i ekran
Na wielu konferencjach używane są projektory, choć w największych obiektach dostępne są też telebimy ledowe oraz ściany wizyjne, składające się z tzw. ekranów bezszwowych. O ile telebimy i ściany wizyjne to sprzęt o tak wysokim standardzie że niewiele będziemy mieć w jego przypadku do sprawdzania to projektory wymagają staranniejszej kontroli.
W zależności od światła w pomieszczeniu, w którym będzie się odbywać event, musimy dobrać też projektor o odpowiedniej jasności. Jeśli w pomieszczeniu będzie ciemno możemy mieć słabszy projektor. Podobnie będzie, jeśli w Sali jest oświetlenie strefowe lub możliwość częściowego zaciemnienia i ekran będzie znajdował się z zaciemnionej części sali. Dobrym standardem będą projektory o jasności większej niż 3000 ANSI lumenów. Im więcej, tym lepiej. Jeśli hotel ma dużą i jasną salę oferuje nam projektor o jasności np. 2000 ANSI Lumenów to mimo wszelkich zapewnień o „wystarczającej jasności” powinniśmy zrezygnować z takiego sprzętu. Jeśli to konieczne, lepiej sprowadzić lepszy projektor na własną rękę. W przypadku hotelowego projektora należy upewnić się też, że dostępna jest na miejscu zapasowa lampa (lub zapasowy projektor). Jeśli w połowie konferencji lub szkolenia wyświetlany obraz przestanie być czytelny, konieczna może być natychmiastowa wymiana.
Projektor stanowi parę z ekranem. Sprawdzamy czy powierzchnia ekranu nie jest zniszczona. Przebarwienia i przetarcia mogą zniekształcać obraz. W przypadku zwijanego lub wysuwanego ekranu badamy działanie mechanizmu – czy np. nie zacina się i czy umożliwia wysunięcie całej powierzchni.
Check lista – sprawdzenie projektora i ekranu przez organizatora konferencji
- Typ urządzenia dostępnego w Sali konferencyjnej
- Stan projektora
- Jasność projektora
- Zapasowe lampy lub zapasowy projektor
- Stan ekranu
- Działanie mechanizmu wysuwania / rozwijania ekranu
Laptopy
W większości przypadków prelegenci dysponują obecnie własnymi laptopami, które podłączają do projektorów. Nie wypada to jednak często profesjonalnie, jeśli po przyłączeniu komputera to projektora pokaże się widzom prywatny pulpit prowadzącego. Dodatkowo przy wielu występujących, każdorazowe podłączanie sprzętu może przynieść niepotrzebne problemy na skutek niekompatybilności urządzeń, awarii itp. Lepszym rozwiązaniem jest korzystanie przez prelegentów z jednego laptopa na którym wgrane są ich prezentacje lub uruchamiane z mobilnych nośników.
Przed organizowaną konferencją musimy zatem zapytać o laptopy dla prowadzących oraz sprawdzić czy centrum konferencyjno-szkoleniowe lub hotel dysponują sprzętem rezerwowym.
Trudniejsze zadanie czeka nas, jeśli podczas eventu z komputerów muszą korzystać też uczestnicy. Szczególnie jeśli będzie to np. szkolenie z obsługi jakiegoś oprogramowania. Wtedy konieczne będzie zapewnienie wielu laptopów, na których dostępne będzie dane oprogramowanie. Centra konferencyjne rzadko dysponują takimi dużymi zestawami sprzętu. Druga sprawa to cena wypożyczenia. Przy np. 20 laptopach, może się okazać, że ich wypożyczenie z firmy zajmującej się profesjonalnie wypożyczeniem sprzętu będzie tańsze niż w hotelu. Musimy mieć świadomość, że w wielu przypadkach centrum konferencyjne i tak skieruje się z tym do zewnętrznej firmy. Cięcie kosztów może zapewnić nam w takim przypadku profesjonalna agencja eventowa, która ma swoich sprawdzonych dostawców i może wynegocjować też lepsze ceny.
Coraz rzadziej możemy natknąć się też na problemy z dostępem do sieci internetowej w przypadku podłączenia zbyt wielu użytkowników. Musimy jednak sprawdzić i ten wątek, zwłaszcza w mniejszych obiektach o średnim lub niskim standardzie.
Check lista – sprawdzenie laptopów przez organizatora konferencji
- Dostępność laptopów
- Oprogramowanie zainstalowane na laptopie w hotelu
- Laptopy rezerwowe
- Możliwość sprowadzenia wielu laptopów
- Dopuszczalna liczba zalogowanych użytkowników w hotelowej sieci internetowej
Tłumaczenie symultaniczne
W przypadku międzynarodowych konferencji konieczne bywa zapewnienie tłumaczenia wystąpień prelegentów lub dyskusji. Choć podczas tego rodzaju eventów króluje język angielski to tłumacze zapewniają uczestnikom komfort i precyzyjne zrozumienie przekazu.
Małe i średnie obiekty rzadko dysponują kabinami dla tłumaczy prowadzących tłumaczenie symultaniczne. Konieczne jest na ogół wypożyczenie takich kabin oraz sprzętu zapewniającego nasłuch tłumaczenia przez uczestników. W połączeniu z zatrudnieniem profesjonalnych tłumaczy stanowi to dość duży koszt. W uzyskaniu przyjaznej ceny może nam pomóc firma eventowa, będzie to raczej trudne dla Ciebie, jako klienta korzystającego z takich usług jednorazowo.
Bardzo ważne jest też jak najszybsze zarezerwowanie czasu tłumacza symultanicznego. To bardzo trudna profesja (i jeden z najbardziej stresujących i wyczerpujących zawodów). Nie wystarczy jeden tłumacz ponieważ taki specjalista co pół godziny musi być zmieniany. Nie jest w stanie po prostu tak długo skupić uwagi i działać bezbłędnie. Tłumacz symultaniczny dokonuje przekładu na żywo, nie może poprosić mówcy o powtórzenie żadnego zdania. Dla niektórych języków, zwłaszcza tych bardziej dla Polaków egzotycznych, znajdziemy w całym kraju tylko kilku specjalistów. Rezerwacji terminu musimy dokonać zaraz na początku przygotowań do konferencji, nawet jeśli będzie to tłumaczenie dotyczące języków wydawałoby się powszechnie znanych – np. angielskiego i rosyjskiego.
Check lista – tłumaczenie symultaniczne podczas konferencji
- Dostępność kabin dla tłumaczy
- Stan instalacji ze słuchawkami dla uczestników
- Rezerwacja terminu odpowiedniej liczby tłumaczy
Stoły i krzesła dla uczestników
Wydawałoby się, że zapewnienie miejsc siedzących podczas konferencji to wyłącznie sprawa hotelu lub centrum konferencyjnego. Rzeczywiście, tak jest w większości przypadków. Ale musimy to dokładnie sprawdzić. Wyobraź sobie np. że organizujesz konferencję dla 200 osób i na miejscu okazuje się, że część krzeseł jest bardziej komfortowa niż inne. Co pomyślą sobie uczestnicy? Może zaczną podejrzewać że wprowadzasz podział na miejsca klasy ekonomicznej i klasy VIP? A może zaczną walkę o wygodne krzesła? Najlepiej, jeśli krzesła i ewentualnie używane stoły będą jednolite. To tylko przykład potencjalnego „zgrzytu” podczas organizacji konferencji.
Co sprawdzamy? Przede wszystkim czy będzie wszystkim wygodnie. A zatem czy między krzesłami będzie wystarczająco dużo miejsca. Może na krzesłach będzie wygodnie, ale gdy uczestnicy wstaną, zaczną się problemy? Jeśli sala będzie wypełniona po brzegi, konieczne może okazać się użycie mniejszych krzeseł?
Jeśli stosowane będą krzesła z pulpitami, warto przyjrzeć się, czy pulpity nie są zużyte. Na ogół dość szybko się niszczą i powinny być co pewien czas wymieniane. „Klapiące” lub „rozklekotane” albo „zwisające” pulpity nie przysporzą naszej konferencji splendoru.
Powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich szczegółów, które zalecają sprawdzać profesjonalne firmy eventowe. Wszystko zależy od tego, jakiego typu event organizujesz, dla jak wielu osób, na jaki temat itp.
Jeśli organizujesz event w miejscowościach takich jak Warszawa i okolice, lub w innym dużym ośrodku miejskim w centralnej Polsce, zapraszamy do rozmów z agencją eventową Moon Time. Mamy szeroką wiedzę na temat wielu obiektów konferencyjnych w tym rejonie i pomożemy Ci dokonać najlepszego wyboru, a także zadbamy o kompleksową organizację twojego eventu.
W kolejnym artykule przeczytasz, jak ocenić jakość zakwaterowania dla gości twojej konferencji w hotelu.
Czytaj też część pierwszą – ocena obiektu konferencyjnego.
