Jak zrobić imprezę, podczas której nikt nie będzie się nudził?
Duże imprezy rodzinne są często jedną z nielicznych okazji do spotkania i spędzenia ze sobą czasu przez wszystkie pokolenia: rodziców, dzieci, ciocie, wujków i babcie. Najczęściej okazją są chrzciny lub komunie przygotowywane w restauracjach czy zajazdach. Coraz częściej jednak Polacy wychodzą także poza swoje mieszkanie z organizacja urodzin czy rocznic. Jak przygotować imprezę na której nikt nie będzie się nudził?
Czarny scenariusz imprezy rodzinnej? Osoby, które spotykają się tak rzadko, że nie mają o czym rozmawiać, siedzące w milczeniu przy stole i wpatrzone w talerze. Ewentualnie uspokajające dzieci, które tradycyjnie się nudzą i zaczynają hałasować. Chaos robiony przez gospodarzy, którzy zamiast świętować dopytują komu dokładka rosołu i odbierających talerze.
Jak to zmienić?
Impreza rodzinna pod opieką agencji eventowej
Jeśli impreza ma się udać to ważne jest aby:
- Przewidzieć atrakcje dla najmłodszych
- Odciążyć głównych bohaterów (jubilatów, solenizantów itp.), aby mogli po prostu spędzać czas z gośćmi
- Wprowadzić do programu imprezy jakieś wydarzenia.
O wszystko to może zadbać profesjonalna agencja eventowa. Organizatorzy imprez szczególnie w Warszawie i w dużych miastach coraz częściej przygotowują też urodziny, rocznice, chrzciny i inne wydarzenia, które wcześniej odbywały się często w domach i mieszkaniach. Powodów jest kilka. Po pierwsze takie imprezy pozwalają rodzinie rzeczywiście spędzić ze sobą czas. Po drugie, usługi organizacji imprez rodzinnych są coraz bardziej dostępne. Po trzecie – wiele osób w Warszawie i dużych miastach może sobie pozwolić na wydatki związane z imprezami i robi to, wychodząc z założenia że czas to także ogromna wartość. I choć mówi się, ze „Czas to pieniądz”, w istocie czas bywa od gotówki o wiele cenniejszy.
Organizacja imprez rodzinnych – od czego zacząć?
Pierwsza decyzja to wybór, gdzie odbędzie się nasza impreza rodzinna. A zatem: starannie obliczamy liczbę gości. Miejsca nie planujmy „na styk” ponieważ wtedy nasze wydarzenie może się zmienić w koszmar. Zwłaszcza jeśli w imprezie będą uczestniczyć małe dzieci.
Przeliczmy potem koszty zarówno w zakresie pieniędzy jak i czasu, który musimy poświęcić na organizację. Bardzo często może się okazać, że profesjonalna agencja eventowa, wynajęta do organizacji imprezy rodzinnej pozwoli nam w istocie zaoszczędzić i pieniądze i czas lub w stosunkowo niedużym stopniu podniesie koszty imprezy a jednocześnie zyskamy bardzo na jakości. Dlaczego?
Agencje eventowe łatwo dobiorą lokal do imprezy – po pierwsze znają w praktyce możliwości różnych restauracji, zajazdów, domów weselnych itp. My możemy polegać na ofercie lub na zapewnieniach właściciela. Agencja eventowa z Warszawy czy innego dużego miasta, która organizowała już wiele imprez, ma sprawdzone lokale i wie, że np. w restauracji X można przygotować imprezę na maksymalnie 30 osób i ani jednej więcej. Podobnie agencja szybko doradzi nam, czy w danym miejscu znajdzie się przestrzeń na kącik zabaw dla najmłodszych, a jeśli będzie trzeba na imprezie pojawi się animator zabaw dla dzieci. No właśnie: obecność dzieci na imprezach rodzinnych to z jednej strony dużo radości dla dorosłych, a z drugiej powód, dla którego wiele takich wydarzeń kończy się bólem głowy a nawet… stratami materialnymi.
Imprezy rodzinne
Dzieci podczas imprez rodzinnych
Równie dobrze jak „w czasie deszczu dzieci się nudzą” możemy powiedzieć „W czasie imprez rodzinnych dzieci się nudzą”. Pomysł, aby dzieci całą imprezę rodzinną przesiedziały przy stole lub „bawiły się tuż obok” to zapowiedź porażki. W takim przypadku impreza będzie nieudana dla najmłodszych lub… dla dorosłych. Powstaje też przy okazji wiele niezręcznych sytuacji. Podczas imprez rodzinnych spotykają się różne pokolenia oraz osoby, które na co dzień nie zawsze mają ze sobą bliski kontakt. Okazuje się czasem, że dzieci X ignorują uwagi cioci Y, mały Karolek wchodzi na stół, a mała Kasia nagminnie przewraca szklanki gdy się nudzi. Ciągłe uciszanie najmłodszych często zmienia się w uciążliwą dla uszu mantrę. Nic w tym dziwnego. Po prostu najmłodsi mają inne możliwości w zakresie koncentracji niż dorośli i inny temperament. Zamiast na siłę narzucać wszystkim wspólne spędzanie czasu, warto zorganizować dzieciom dostosowane do nich rozrywki.
Idealnie jeśli wygospodarujemy na to przestrzeń i możemy zatrudnić opiekuna lub animatora zabaw dla dzieci. Profesjonalista w tym fachu odciąży dorosłych od ciągłego pilnowania latorośli i pozwoli cieszyć się imprezą rodzinną. Nie oznacza to, że najmłodsi nie będą uczestniczyć w imprezie – po prostu będą mogły dzielić czas między zabawy i spędzanie czasu z dorosłymi.
Jak agencja pomoże w organizacji imprezy rodzinnej?
Co zrobi jeszcze agencja eventowa, aby pomóc nam w organizacji imprezy rodzinnej? Przede wszystkim agencja zajmująca się imprezami zajmie się dopilnowaniem cateringu, a często pozwoli zoptymalizować jego koszty. Tak, organizowaliśmy już wiele imprez w życiu, ale zawsze jakimś cudem… zostaje po nich 5 ton jedzenia, choć przecież miało być skromnie 😊 😊 Agencje eventowe mają na swoim koncie często imprezy na kilkaset osób i potrafią sprawnie zarządzać kosztami oraz szacować coś, co możemy nazwać „zużyciem zasobów”. W wielu przypadkach zatem okazuje się, że catering zamówiony przez agencję jest tańszy niż w przypadku, gdy robimy to sami. Dodajmy do tego jeszcze fakt, że profesjonalna agencja eventowa zna dobrze ceny rynkowe i nie przepłaca. Jej pozycję w negocjacjach z restauratorami wzmacnia to, że złe potraktowanie agencji może się skończyć dla właścicieli lokalu utratą wielu intratnych zleceń w przyszłości.
Atrakcje podczas imprez rodzinnych
Jeśli mamy większy budżet na imprezę rodzinną, agencja eventowa może przygotować nam poszerzony pakiet obejmujący atrakcje dla dzieci i dla dorosłych. Wachlarz możliwości jest bardzo szeroki. Może to być mały plac zabaw dla dzieci, gry i zabawy prowadzone przez animatora, dmuchane zjeżdżalnie czy gry wymagające wyposażenia, takie jak lotki, ping pong czy bramki do mini futbolu. Dla dorosłych atrakcją może być występ zespołu muzycznego, karaoke, tematyczny wystrój lokalu, gry (np. brydż, ruletka, karty). Agencje eventowe z doświadczeniem, mają szeroką bazę sprawdzonych kontaktów i mogą zaoferować wiele mniej standardowych atrakcji na imprezę firmową.
O co zadbać organizując imprezę firmową?
- Lokal na imprezę
- Przestrzeń dla dzieci i dorosłych
- Catering
- Oprawa muzyczna
- Atrakcje dla dzieci i dorosłych
Jakie są korzyści ze współpracy z agencją eventową przy organizacji imprezy rodzinnej?
- Dobór dobrego lokalu, odpowiedniego do typu i specyfiki imprezy
- Koordynacja imprezy – odciążenie członków rodziny
- Dobranie atrakcji dla uczestników
- Często wyższy poziom usług za tę samą cenę w porównaniu z samodzielną organizacją
